آیین نامه معاملات حرفه ای برای شرکت‌ها

نکات مربوط به آیین نامه معاملات شرکت

1- هر شرکتی اعم از خصوصی یا دولتی برای کنترل معاملات خود الزاماً باید در چهارچوبی عمل نماید. آیین نامه معاملات در یک شرکت بهترین ابزار برای کنترل معاملات است. این نمونه آیین نامه معاملات شرکت به این منظور تهیه نموده‌ایم.

2- هیأت مدیره با تصویب آیین نامه معاملات، در حقیقت، چارچوبی را برای کلیه معاملات شرکت مشخص می‌کند، همه واحدهای یک شرکت ملزم به اجرای آیین نامه مذکور هستند. در این قسمت می‌توانید نمونه آیین نامه حرفه ای را دریافت کنید.

3- یکی از مهمترین مسئولیت‌ها و اختیارات هیأت مدیره در یک شرکت انجام معاملات صحیح با توجه به موضوع مندرج در اساسنامه شرکت است. بسیاری از تخلفاتی که مدیران در یک شرکت عمداً یا سهواً انجام می‌دهند در خصوص انجام همین معاملات است. این که مدیران به چه نحو و با چه تشریفاتی معامله‌ای را در شرکت انجام دهند یا اموال خود را به چه طریقی به فروش برساند، بسیار اهمیت دارد.

4- منظور از معامله در یک شرکت صرفاً خرید و فروش نیست. انواع خرید و فروش‌ها، انواع قراردادهای پیمانکاری، انواع قراردادهای خدماتی، مزایده اموال شرکت، فروش محصولات تولیدی شرکت، انواع قراردادهای مشاوره و… معامله در شرکت محسوب می‌شوند.

5- یک نمونه آیین نامه معاملات شرکت زمانی می‌تواند برای شرکت مطلوب باشد که شرکت تشریفات انجام معامله را به صورت جامع و کامل بر اساس آن بتواند انجام دهد.

6- ذکر این نکته ضرورت دارد که تشریفات یک  معامله در آیین‌نامه معاملات نباید مانع سرعت انجام کار شود.

مواد 1 و 2 آیین‌نامه معاملات شرکت

ماده 1-کلیات:

منظور از تدوین این آیین نامه تعیین وحدت رویه جهت تصمیم گیری بهینه در اجرای صحیح معاملات (به استثناء فروش محصولات تولیدی شرکت). و همچنین تقویت امر نظارت و کنترل و نهایتاً رعایت منافع و مصالح شرکت از نظر مسائل مالی، فنی، بازرگانی و حقوقی است.

بدین منظور ضروری است با برنامه ریزی صحیح و هماهنگی لازم در چارچوب بودجه مصوب و با برقراری اصول و ضوابط معین، کلیه معاملات به شکل مطلوب و فراگیر انجام گردد.

ماده 2- تعاریف:

تعاریف، مفاهیم و اصلاحات مندرج در این آیین نامه به شرح ذیل است:

2-1-خرید:

منظور از خرید، تحصیل کالا و یا خدمات مورد نیاز شرکت از منابع و امکانات معتبر (اعم از اشخاص حقیقی یا حقوقی) به بهای معلوم بر اساس عقود معین است.

2-2- مامور خرید:

نیروی مجری تشریفات، عمل خرید کالا و یا خدمات مستقر در واحد خرید که من بعد در این آیین نامه مامور نام گذاری می شود.

2-3-مناقصه:

عبارت از فرآیندی است رقابتی جهت خرید کالا یا خدمات با کیفیت مطلوب و معین از آن دسته از عرضه کنندگان یا فروشندگانی که آمادگی و شرایط عرضه یا فروش کالا یا خدمات با بهترین شرایط را داشته باشند.

مناقصات از نظر مراحل بررسی به انواع زیر طبقه بندی می شوند:

الف)مناقصه یک مرحله ای: مناقصه ای است که در آن نیازی به ارزیابی فنی_بازرگانی پیشنهادها نباشد، در این مناقصه پاکت های پیشنهادی مناقصه گران در یک جلسه گشوده می شود و بر اساس ضوابط مندرج در این آیین نامه برنده مناقصه تعیین می گردد.

ب) مناقصه دو مرحله‌ای: مناقصه ای است که به پیشنهاد واحد مربوطه و به تشخیص کمیسیون معاملات، بررسی فنی_بازرگانی پیشنهادها لازم باشد. در این نوع مناقصه، کمیته فنی_بازرگانی بر اساس ماده 29 این آیین نامه تشکیل شده و نتایج ارزیابی فنی- بازرگانی پیشنهادها را به کمیسیون معاملات گزارش می کند و در نهایت بر اساس ضوابط مندرج در این آیین نامه برنده مناقصه تعیین می گردد.

2-4- نصاب معاملات:

 عبارت است از مبلغ تعیین شده برای هر نوع معامله در هر درخواست خرید بر اساس مقررات این آیین نامه.

2-5- اسناد مثبته:

به آن دسته از اسنادی اطلاق می گردد که انجام معامله یا پرداخت هزینه را بر اساس این آیین نامه به اثبات می رساند.

2-6- کمیسیون معاملات:

متشکل از تعدادی از مدیران یا کارشناسان است که جهت تصمیم گیری در خصوص انجام معاملات و نحوه آن تشکیل می گردد. تعداد اعضاء نحوه انتخاب آنها، مقررات و وظایف مربوط به این کمیسیون در مواد آتی این آیین نامه مشخص شده است.

2-7- فروش اقلام غیر محصول:

منظور واگذاری و انتقال آن دسته از دارایی های ثابت منقول و غیر منقول شرکت از جمله ماشین آلات، وسایط نقلیه، زمین و ساختمان، کالاها و مواد اولیه و مصرفی، اجناس اسقاطی، ضایعاتی و یا مستعمل که قابل استفاده در شرکت نبوده و یا نگهداری آن مقرون به صرفه نیست یا اقلام کاملاً نو و سالم که مازاد بر نیاز شرکت باشند.

2-8- مزایده:

مزایده عبارت از فرآیندی است رقابتی جهت فروش کالاها و دارایی های شرکت که بنا به هر دلیل به آنها نیاز نبوده به آن دسته از خریدارانی که آمادگی خرید با بالاترین قیمت را داشته باشند.

2-9- استعلام:

فرآیندی است رقابتی جهت تعیین قیمت کالا یا خدماتی که قرار است مورد استفاده قرار گیرد از تامین کنندگان معتبر به صورت کتبی.

2-10- ارزیابی فنی- بازرگانی:

فرآیندی است که در آن مشخصات، استانداردها، کارایی، دوام و سایر ویژگی‌های فنی و بازرگانی پیشنهادهای مناقصه گران بررسی، ارزیابی و پیشنهادهای قابل قبول برگزیده می‌شوند.

2-11- کمیته فنی و بازرگانی:

هیاتی است با حداقل سه عضو خبره فنی، بازرگانی صلاحیتدار که از طرف کمیسیون معاملات حسب مورد انتخاب می شوند و ارزیابی-فنی-بازرگانی پیشنهادها و سایر وظایف محوله را انجام می دهند و حسب مورد تشکیل می گردد.

2-12- خرید اضطراری:

کلیه خریدهایی که در صورت عدم انجام یا تاخیر در انجام آن موجب خطر یا خسارت در تولید می گردد.

برای دریافت اسناد دیگر به قسمت «اسناد قضایی» مراجعه کنید.