تفکیک وظایف حقوقی، فنی و سازمانی در فرآیند انعقاد قرارداد
مقدمه
تنظیم قراردادهای پیمانکاری و سرمایه‌گذاری از جمله مهم‌ترین مراحل هر پروژه است که می‌تواند مسیر موفقیت یا شکست پروژه را تعیین کند. در سازمان‌ها و دستگاه‌های اجرایی، این فرآیند نیازمند همکاری میان واحدهای مختلف از جمله حقوقی، فنی، مالی و گاه بازرگانی است. مشارکت هماهنگ این واحدها تضمین‌کننده دقت، شفافیت و اجرای صحیح تعهدات قراردادی خواهد بود. هر واحد سازمانی بسته به تخصص خود در بخشی از قرارداد نقش‌آفرینی می‌کند و اظهارنظر آن‌ها برای کاهش ریسک‌ها و جلوگیری از دعاوی احتمالی ضروری است.
نکته مهم این است که بسیاری از اختلافات حقوقی و فنی در پروژه‌ها، ریشه در نارسایی‌های متن قرارداد دارند. از همین رو، بررسی دقیق و کارشناسی تمام اجزای قرارداد توسط واحدهای تخصصی سازمان، امری حیاتی است. در این مقاله تلاش داریم با استناد به قوانین حاکم از جمله قانون مدنی، قانون برگزاری مناقصات، آیین‌نامه معاملات دولتی و بخشنامه‌های سازمان برنامه و بودجه، نقش هر یک از واحدها را در فرآیند تنظیم قرارداد بررسی کنیم. در نهایت، مشخص خواهیم کرد که مسئول اعلام نظر نهایی درباره مفاد قرارداد کدام واحد است.
نقش واحد حقوقی در قرارداد
واحد حقوقی، مسئول بررسی انطباق مفاد قرارداد با قوانین و مقررات کشور است. بر اساس ماده 10 قانون مدنی، قراردادهایی که برخلاف صریح قانون نباشند، نافذ هستند؛ بنابراین وظیفه مهم واحد حقوقی این است که مفاد قرارداد را از حیث مشروعیت، صحت و شفافیت حقوقی بررسی کند. همچنین به موجب ماده 219 همان قانون، قراردادها نسبت به طرفین لازم‌الاجرا هستند، مگر اینکه به رضایت طرفین یا دلایل قانونی فسخ شوند.
از جمله وظایف واحد حقوقی:
بررسی تطابق بندها با قوانین مدنی، تجارت و سایر مقررات مرتبط
پیشنهاد اصلاح بندهایی که ابهام دارند یا ریسک حقوقی ایجاد می‌کنند.
تنظیم یا تأیید شروط فسخ، تعهدات، ضمانت‌ها و داوری و صلاحیت‌ها
بررسی کلی شرایط صحت قرارداد، بررسی ریسک‌های قرارداد و تبعات ناشی از آن
مثال کاربردی: در پروژه‌ای به ارزش ۵۰۰ میلیارد ریال با مشارکت یک شرکت پیمانکار داخلی و یک سرمایه‌گذار خارجی، واحد حقوقی می‌بایست موارد زیر را بررسی و نهایی کند: اول، درج شرط داوری بین‌المللی مطابق قانون داوری تجاری بین‌المللی ایران مصوب ۱۳۷۶ و تطبیق آن با قواعد مرکز داوری ICC. دوم، تعیین صلاحیت دادگاه‌های ایران برای مواردی خاص مانند اعتراض به رأی داوری. سوم، پیش‌بینی مکانیسم‌های فسخ و آثار آن بر تعهدات جاری با استناد به ماده ۲۲۶ قانون مدنی. چهارم، بررسی اثر تحریم‌ها بر ایفای تعهدات از منظر فورس ماژور و کنترل تعهدات بیمه‌ای و مالیات و …
نقش واحد فنی و مهندسی
واحد فنی به لحاظ تخصصی مسئول بررسی موضوع قرارداد از نظر قابلیت اجرایی، مشخصات فنی، و کفایت طراحی‌ها است. بر اساس آیین‌نامه معاملات دولتی (مصوب هیئت وزیران)، تأیید مشخصات فنی توسط کارشناسان ذی‌صلاح پیش‌نیاز انعقاد قرارداد در پروژه‌های فنی و عمرانی است.
وظایف واحد فنی:
تهیه یا تأیید شرح خدمات، نقشه‌ها و برآورد فنی
کنترل هم‌خوانی برنامه اجرایی با ظرفیت پیمانکار
تعیین زمان‌بندی فنی اجرای پروژه و پیوست‌های فنی قرارداد
مثال کاربردی: در پروژه ساخت تصفیه‌خانه صنعتی برای یک شهرک پتروشیمی، واحد فنی باید مواردی چون میزان آلایندگی ورودی، کیفیت پساب خروجی مطابق با استانداردهای محیط‌زیست، ظرفیت تصفیه (مثلاً ۸۰۰۰ مترمکعب در شبانه‌روز)، نوع فناوری به‌کاررفته (بیولوژیکی یا شیمیایی)، و امکان توسعه آتی ظرفیت سیستم را تعیین کند. همچنین باید درباره نحوه تأمین برق اضطراری، سیستم‌های کنترلی SCADA، الزامات نگهداری و قطعات یدکی حیاتی اظهار نظر کند. این اطلاعات مستقیماً در پیوست فنی قرارداد درج می‌شوند و پایه الزامات ارزیابی عملکرد هستند.
نقش واحد مالی و ذیحسابی
واحد مالی وظیفه دارد هزینه‌ها، منابع مالی، نحوه پرداخت و ضمانت‌نامه‌ها را بررسی و تأیید کند.
وظایف واحد مالی:
بررسی مطابقت مبلغ قرارداد با اعتبار مصوب
تنظیم جدول پرداخت‌ها، پیش‌پرداخت، تعدیل و نحوه تسویه حساب
تعیین ضمانت‌نامه‌ها (حسن انجام کار، پیش‌پرداخت، وجه‌الضمان)
مثال کاربردی: در قرارداد EPC مربوط به احداث نیروگاه گازی به مبلغ ۲۰۰۰ میلیارد ریال، واحد مالی باید هم‌راستایی منابع مالی پروژه با بودجه سنواتی و اوراق مشارکت مصوب را بررسی کند. همچنین، جزئیات مربوط به نرخ تعدیل در دوره‌های اجرای پروژه طبق شاخص‌های اعلامی سازمان برنامه و بودجه، روش محاسبه خسارات تأخیر، سازوکار پرداخت براساس پیشرفت فیزیکی کار با تأیید مهندس ناظر، و تضمین برگشت پیش‌پرداخت در صورت فسخ باید توسط واحد مالی تحلیل و در بندهای مالی قرارداد درج شود.
نقش واحد بازرگانی یا تدارکات
در قراردادهایی که تأمین کالا یا تجهیزات بخشی از تعهدات است، نقش واحد بازرگانی یا تدارکات بسیار مهم می‌شود. این واحد موظف است مشخصات فنی کالا، زمان تحویل، کیفیت و نحوه حمل را بررسی کند.
وظایف واحد بازرگانی:
تأیید تأمین‌کنندگان مجاز و بررسی قیمت‌های بازار
بررسی شرایط حمل، بیمه و تحویل کالا
پیشنهاد گنجاندن بندهایی برای ضمانت کیفیت و خدمات پس از فروش
مثال کاربردی پیشرفته: در پروژه تجهیز یک مرکز داده ملی، واحد بازرگانی باید بررسی کند که تأمین سرورهای High Performance با برند خاص، دارای گواهی‌های استاندارد بین‌المللی مانند ISO/IEC 27001 و CE و… هستند. همچنین، بندهایی شامل شرایط تحویل در محل، مسئولیت‌های بیمه حمل، دوره گارانتی حداقل ۳ ساله، پشتیبانی فنی در محل، و آموزش پرسنل باید از منظر فنی، مالی و حقوقی تدوین و توسط واحد بازرگانی نهایی شود.
نقش واحد بهره‌بردار (در پروژه‌های عمرانی)
واحد بهره‌بردار یا استفاده‌کننده نهایی، معمولاً مشخص می‌کند که آیا خدمات یا کالای موضوع قرارداد، نیاز واقعی مجموعه را برطرف می‌کند یا خیر. نظر این واحد برای تعیین دقیق دامنه تعهدات و زمان‌بندی بهره‌برداری حیاتی است.
وظایف:
تعیین نیاز واقعی و مشخصات خروجی مطلوب
اعلام الزامات خاص بهره‌برداری (مثلاً شیفت‌های کاری، مصرف انرژی، نوع تکنولوژی)
تأیید نهایی اجرای کار از دیدگاه بهره‌بردار
مثال کاربردی پیشرفته: در پروژه احداث خط تولید داروی ضدسرطان، واحد بهره‌بردار باید ظرفیت واقعی خط، نوع دستگاه‌های اتومات، شرایط بهداشتی، دمای مطلوب در اتاق تمیز، سیستم تهویه، کنترل کیفیت در حین تولید، و الزامات نرم‌افزار ردیابی تولید را تعیین کند. این اطلاعات باید در پیوست‌های فنی و بهره‌برداری قرارداد درج شود و مبنای ارزیابی نهایی عملکرد پیمانکار قرار گیرد.
مسئول اعلام نظر نهایی در تنظیم قرارداد
با توجه به ساختار سازمانی و قواعد حقوقی، جمع‌بندی نهایی و اعلام نظر نهایی درباره مفاد قرارداد، معمولاً به عهده «واحد حقوقی» با هماهنگی نهایی مدیریت عالی سازمان است. البته در پروژه‌های بزرگ، کمیته‌ای تحت عنوان “کمیته قراردادها” یا “کمیته حقوقی-فنی” تشکیل می‌شود که در آن نظر همه واحدها جمع‌آوری شده و سپس مدیرعامل یا مقام مجاز نهایی‌کننده قرارداد است. این فرایند باید مستندسازی شده و شفاف باشد تا در صورت بروز اختلاف یا ایراد، مشخص باشد که کدام واحد چه مسئولیتی داشته است.
نتیجه‌گیری
در فرآیند تنظیم قراردادهای پیمانکاری یا سرمایه‌گذاری، مشارکت چند واحد تخصصی الزامی است. هر یک از واحدهای حقوقی، فنی، مالی و بازرگانی نقش خاصی در بررسی صحت و دقت بندهای قراردادی دارند. واحد حقوقی بر انطباق با قانون، واحد فنی بر قابلیت اجرا، واحد مالی بر بودجه و منابع، و واحد بازرگانی بر کیفیت تأمین متمرکزند. نادیده گرفتن نظرات تخصصی این واحدها منجر به ابهام، اختلاف و حتی ابطال قرارداد خواهد شد.
با وجود این که نظرات این واحدها نقش محوری دارند، اما تصمیم نهایی بر عهده مقام مجاز سازمان است که پس از بررسی همه‌جانبه و کسب اطمینان از هماهنگی اجزای قرارداد، آن را تأیید و امضا می‌کند. برای تنظیم اصولی قرارداد، ضروری است که فرآیند بررسی در قالب ساختار سازمانی و با استناد به قوانین و بخشنامه‌های معتبر انجام گیرد. رعایت این اصول، علاوه بر پیشگیری از خسارات احتمالی، باعث شفافیت، کارایی و اعتبار قرارداد خواهد شد.
نویسنده محمدعلی پوریانیک برای انتشار در سایت راوی حق