عدم قطعیت و ریسک در مدیریت قرارداد

مقدمه:

   «عدم قطعیت» و «ریسک» در مدیریت قرارداد اگر به درستی حل و فصل نشود، در آینده منجر به طرح ادعاها و دعاوی متعددی از جانب طرفین قرارداد خواهد شد. ضمن اینکه، گاه در اثر «عدم قطعیت» و «ریسک» اشخاص ثالث دیگری (مانند نهادهای نظارتی و دولتی) هم وارد میدان خواهند شد که ممکن است پروژه را تا آستانه تعطیلی پیش ببرد.

در این یادداشت، بر مبنای CMBOK پنج دلیل اصلی که منجر به «عدم قطعیت» و «ریسک» در مدیریت قرارداد می‌شوند را بررسی خواهیم کرد:

• عدم درک کارفرما از نیازمندی‌های پروژه؛

• عدم دستیابی به یک استاندارد مشخص و تفاسیر متفاوت؛

• رفتار طرفین قرارداد؛

• عجله‌ی زیاد؛

• تدلیس و فریب‌کاری.

عدم درک کارفرما از نیازمندی‌های پروژه

   کارفرما، پیش از انعقاد قرارداد با پیمانکار باید تمام تحقیقات لازم را انجام داده باشد تا به درک درستی از نیازمندی‌های پروژه برسد. (پروژه‌های اجایل -Agile- در این دایره قرار نمی‌گیرند.)

   به عبارتی، زمانی که شرح کار (Statements Of Work-SOW) با دقت و جزئیات نوشته شده باشد، طرفین قرارداد می‌توانند انتظارات و توقعات یکدیگر را مدیریت کنند. اما، اگر SOW مبهم و کلی باشد، سنگ‌بنای محکمی برای ریسک‌های آتی می‌شود.

   عبارت‌هایی مانند: «با کیفیت مطلوب، به میزان مورد نیاز، در صورت لزوم، در زمان مناسب و …» جملگی حکایت از عدم قطعیت دارد. اگر در شرح کار یا قراردادی با این عبارات برخورد کردیم، یعنی کارفرما درک درستی از موضوع ندارد و با عبارات کلی و مبهم درصدد است توپ را به زمین پیمانکار شوت کند.

عدم دستیابی به یک استاندارد مشخص و تفاسیر متفاوت

   زبان، سرشار از کاستی است. در زندگی شخصی هم بارها پیش آمده که حرفی زده‌ایم و فکر کرده‌ایم آن را دقیق بیان کرده‌ایم؛ اما طرف مقابل چیز دیگری برداشت کرده است. حال، اگر «کلمات» با دو فرهنگ یا زبانِ متفاوت ادا شود، کج‌فهمی دو چندان می‌شود. در مذاکرات قراردادی، دو طرف با ادای کلمات مقصود خود را بیان می‌کنند اما وقتی تبدیل به نوشته و سند می‌شود، ممکن است کلمات آن مقصود شفاهی را منتقل نکند.

   بنابراین، برای دوری از تفاسیر و برداشت‌های متفاوت باید حتی‌الامکان ایده‌ها و نظرات به صورت روشن و واضح بیان شود؛ قرارداد، محلی برای شعر، ضرب‌المثل و کنایه نیست!!! برای غلبه بر این موضوع، استفاده از دستورالعمل‌های استاندارد یا تعریف کلمات کلیدی بسیار کارامد و موثر است.

رفتار طرفین قرارداد

   بعد از امضای قرارداد، این رفتارِ طرفین است که به پیکر قرارداد، روح و جان می‌دهد. از این‌رو، ممکن است یکی از طرفین قرارداد معنایی به کلمات بدهد که در زمان امضای قرارداد مقصود دو طرف نبوده است.

   به طور مثال، در قرارداد پیمانکاری ساخت، پیش از رسیدن به انتهای مدت اولیه، کارفرما باید تأخیرات مجاز و غیرمجازِ پیمانکار را رسیدگی کند. پس از آنکه مشخص شد تأخیرات از جانب پیمانکار مجاز بوده؛ قرارداد را تمدید کنند. اما، به جرأت می‌توان گفت در اکثر پروژه‌ها بدون رسیدگی به تأخیرات و با ذکر جمله‌ی معروفِ «تمدید قرارداد به منزله مجاز بودن تأخیرات پیمانکار نبوده و به این موضوع متعاقباً رسیدگی خواهد شد» قرارداد از نظر زمانی تمدید می‌شود. گاه، این تمدیدها چندین برابر مدت اولیه قرارداد می‌شود. حال آنکه، قرارداد بیان دیگری دارد اما دو طرف رفتاری مغایر با متن قرارداد دارند.

عجله‌ی زیاد

   «خودِ وزیر دستور داده است».، «مدیر عامل قول داده قرارداد تا دو روز دیگه امضا بشه».، «فردا توی نمایشگاه باید قرارداد امضا بشه»، «مصوبات دست‌گردون میشه، فقط قرارداد تا عصر آماده بشه» و …

   وااای از این عجله‌ها!!!. وای از این عجله‌ها که مدیران قراردادی را ناچار می‌کند متنی سرشار از ایراد و ابهام آماده کنند. به نحوی که انتظارات نادرست و غیرواقعی در دو طرف شکل می‌گیرد. وعده‌های تأمین مالی، دریافت پیش‌پرداخت، گشایش ال سی و … نمونه‌هایی از هزاران امید واهی است که با شرایط و مفاد قرارداد هم‌خوانی ندارد. چنین قراردادی، فردای پس از امضاء سرچشمه‌ی ریسک‌های متعدد و آزاردهنده برای مدیر پروژه و مدیر قرارداد است.

تدلیس و فریب‌کاری

   اگر در مذاکرات و گفت‌وگوها، مغلطه و سفسطفه‌بازی جای شفافیت و راستی را بگیرد؛ آژیر اعلان قرمزِ ریسک به صدا درمی‌آید. به طور مثال، کارفرما، ساختار و نیروی انسانی لازم جهت پیاده‌سازی فرایندهای اجرای قرارداد را ندارد و در تمام طول مذاکره آن را افشا نمی‌کند. پیمانکار می‌داند که سازنده اروپایی فلان قطعه را نمی‌فروشد اما شهوتِ گرفتن پیش‌پرداخت، او را از افشای اطلاعات منع می‌کند.

  دنیای تجارت سرشار از این گفت‌وگوها و وعده‌های پوچ و آدم‌های نقاب‌دار است. بنابراین، هم‌چون «بازی مافیا» همواره باید با تردید حرف‌ها را شنید و تا جای امکان آن‌ها را به درست‌ترین شیوه، راستی‌آزمایی کرد، تا مبادا «کلاغ را جای قناری» بخریم.

جمع‌بندی نهایی

  در این یادداشت، به 5 مورد از مهم‌ترین دلایلی که سرچشمه ریسک و عدم قطعیت در مدیریت قرارداد است، اشاره کردیم. این، وظیفه‌ی مدیر قرارداد است که ابتدا، دلایل وقوع ریسک را شناسایی کند. تا در طول مدت مذاکرات و رسیدن به توافق نهایی، با مداخله و هشدارهای لازم، احتمالِ وقوع ریسک‌ در طول اجرای قرارداد را به حداقلِ ممکن برساند.

به قلمِ ضرغام نره ئی، جهت انتشار اختصاصی در وبسایت راوی حق.